Privacyverklaring

Persoonsgegevens die worden verwerkt

TraqTaq BV (hierna te noemen TQ), handelend onder de naam BasicTrack kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van systemen van TQ en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan ons verstrekt (heeft). TQ kan de volgende persoonsgegevens verwerken zonder dat u klant bij ons bent:

  • Uw voor- en achternaam;
  • Uw adresgegevens;
  • Uw telefoonnummer;
  • Uw e-mailadres;
  • Uw IP-adres;


Waarom TQ gegevens nodig heeft

TQ verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.

Daarnaast kan TQ uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht, doorgaans bestaande uit juridische dienstverlening.


Hoe lang TQ gegevens bewaart

TQ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld.


Delen met anderen

TQ verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.


Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@basictrack.nl. TQ zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.


Beveiligen

TQ neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van TQ maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.


Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door TQ verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met TQ op via info@basictrack.nl.


www.basictrack.nl is een website van TQ. TQ is als volgt te bereiken:

Post- vestigingsadres: Mariënstein 7, 1852 SB, Heiloo

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 71728112

Telefoon: 020-225 00 52

E-mailadres: info@basictrack.nl


Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.


Werkzaamheden

De volgende werkzaamheden worden door de TQ uitgevoerd indien u klant bij ons wordt.

TQ levert Black Box/voertuigvolgsysteem, hetgeen in de praktijk inhoudt dat er een kastje (de Black Box) wordt geplaatst, waarna de data via een simkaart wordt verstuurd naar de servers in een datacentrum. Vervolgens wordt de data verwerkt en is de informatie online inzichtelijk voor de gebruiker(s). Het versturen van de data gaat via een simkaart van KPN, waar wij een private APN hebben, hetgeen inhoudt dat deze niet van buitenaf (door derden) te benaderen is.

Standaard informatie:

  • Op basis van kenteken;
  • Huidige locatie;
  • Historie (ritten, stops, routes, snelheden);

Optioneel:

  • Persoonsidentificatie;
  • I/O-poorten;
  • Schakelaar; privé/zakelijk of een privacy schakeling;
  • Temperatuursensoren;
  • CANbus informatie;
  • Rijstijlanalyse;


Op het moment dat de data zelf online beschikbaar is voor de gebruikers gaat dit middels een hiërarchische structuur.

  • De adminuser (in de praktijk de Gegevensverwerker) ziet bovenstaande informatie.
  • Tevens heeft deze de mogelijkheid van het instellen van notificaties bij bepaalde gebeurtenissen (geen data, geen GPS, overschrijding sensorwaardes, GEO-fencing, gebruik binnen/bepaalde tijden)
  • En daarnaast de mogelijkheid tot het maken van on- en off-line rapportages.
  • De overige gebruikers worden aangemaakt op basis van de wens van de Gegevensverwerker, waarbij de rechten horizontaal en verticaal ingedeeld kunnen worden.
  • Horizontaal houdt in bepaalde rechten in het gebruik wel/niet.
  • Verticaal houdt in bepaalde (groepen) voertuigen wel/niet
  • Hier kan al een bestuurder aangemaakt worden als een gebruiker in het reguliere systeem.


Bij gebruik van het RittenRegistratieSysteem (RRS):

  • Extra persoonsgegevens door de bestuurder zelf in te vullen
  • Naam, adres, woonplaats
  • BSN nummer
  1. De bestuurder meldt zich (optioneel) via een I-button aan op het voertuig en rijdt zijn/haar ritten.
  2. Als de bestuurder de beschikking heeft over een Privacy schakelaar, kan hij deze zelf bedienen, waarna de privé ritten in privacy-modus gaan en er geen locaties beschikbaar zijn, niet voor de adminuser, maar ook voor de Verwerker niet.
  3. Er is altijd minimaal één admin-user, deze kan in het reguliere systeem de ritten bekijken en eventueel de gekoppelde bestuurder aan een kenteken corrigeren/controleren of deze wel aan een rit is toegevoegd.
  4. De bestuurder zelf is verantwoordelijk voor het invullen en bijwerken van zijn/haar persoonsgegevens (BSN en NAW-gegevens) en de ritten in het RRS.
  5. Toegang tot deze informatie heeft Verwerker niet, alleen eventueel de subverwerker,  als zijnde de ontwikkelaars via de ruwe data.
  6. De adminuser ziet in het RRS alleen een totaal afstand van de bijgewerkte ritten en tot welke datum, geen details en geen persoonsgegevens.
  7. De bestuurder heeft de mogelijkheid om een XAR-file aan de belastingdienst te sturen voor de fiscale afhandeling.

TQ  zal zich onthouden van het verrichten van andere handelingen dan de hierboven genoemde verwerkingen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm zijn gebracht dat ze niet meer herleidbaar zijn tot natuurlijke personen. Evenmin is TQ gerechtigd om de persoonsgegevens samen te voegen met andere bestanden van TQ, dan wel om de persoonsgegevens voor eigen of andere doeleinden te verwerken.

Bewaartermijnen

Er wordt bij de dataverwerking een bewaartermijn gehanteerd van minimaal 15 maanden

Beveiliging

Fysieke toegang tot het datacenter is beperkt voor geregistreerde gebruikers via fingerprint, de server-racks zijn beveiligd met een cijferslot. Verder beschikt deze ondergrondse bunker over camerabewaking en toegangstijden zijn op afspraak en beperkt in aantal personen. De servers draaien de laatste LTS (long time support) versie van Ubuntu achter een beveiligde route en firewalls.

Remote toegang is enkel mogelijk via SSH met geldige authorisation keys (RSA). Verder is de RRS software beveiligd op verschillende niveau's zijnde secure http (https), client authentication. Toegang tot de data (binnen de applicatie) wordt beperkt dmv een hiërarchische gebruikers-structuur. De partij die het IT-gedeelte verzorgt is Beta9 uit België, zij zijn ook de ontwikkelaars van de software zelf en daarmee een subverwerker.